Introduction et posture de la facilitatrice

Les modalités d’animation d’une réunion comptent autant que le contenu. Pour être efficace, un groupe en réunion a besoin de sentir une personne interne ou externe qui, quoi qu’il arrive, sait guider au-delà des questionnements, des hésitations, contradictions et divergences.

C’est le rôle de la facilitatrice qui, grâce à ses méthodes et les postures d’animation, permet au groupe de parvenir à l’objectif qu’il s’est préalablement fixé.

Quand la facilitatrice de la réunion ou de l’atelier est une membre de l’équipe, elle adopte un style hybride collaboratif de facilitatrice-contributrice. Elle s’autorise à intervenir sur le fond comme ses coéquipières, tout en veillant à la participation active et équilibrée de chacune et selon les règles du jeu définies. Chaque membre de l’équipe peut jouer le rôle de facilitatrice à tour de rôle, développant ainsi ses capacités d’animation.

La posture de la facilitatrice: 

• Accueillir les participantes et s’adresser à elles avec sourire et chaleur.

• Leur préciser les méthodes utilisées.

• Écouter avec bienveillance et empathie.

• Prêter attention aux personnes.

• Exprimer son ressenti afin d’encourager la sincérité réciproque.

• Rester neutre.

• Susciter les émotions et les réactions des participantes.

• Rester humble.

• Respecter avec exemplarité les règles du jeu.

• S’assurer que le groupe est en confiance et qu’il est prêt à s’impliquer.

• Poser des consignes simples, claires et précises.

Faciliter les temps collectifs

• Regarder les participantes dans les yeux et les écouter avec attention.

• Résumer un échange foisonnant.

• Adapter son animation en fonction de ce qui se passe dans le groupe.

• Questionner pour stimuler le groupe.

• Encourager la participation de toutes.

• Veiller au respect du temps alloué à chaque séquence.

• Se positionner dans l’espace de sorte que les participantes la voient, qu’elle les voie et qu’elles se voient les unes les autres.

• Se rendre invisible par moments pour renforcer les échanges entre participantes.

• Écrire et dessiner au tableau de façon lisible et visible.

• Changer de place au cours de la réunion.

S’assurer que toutes les ressources matérielles sont disponibles.

Quatre étapes

Procéder en 4 étapes

Faciliter un temps collectif ne s’improvise pas. Procéder selon ces 4 étapes est le gage de réussite d’une réunion productive et plaisante pour ses participantes.

Préparer >      Démarrer >                 Animer >                     Conclure

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             Activité d’inclusion             Supports visuels

             Expliciter l’objectif              Activités collaboratives

                                   Réunion déléguée

Première étape: préparer la réunion

Préparation du résultat

• Poser le contexte:

. Pourquoi cette réunion? Quels sont les enjeux?

• Définir l’objectif:

. Pour quel résultat à la fin de la réunion? Quels sont les livrables à produire? À quoi l’équipe verra-t-elle qu’elle a atteint ses objectifs?

• Formuler la problématique sous forme de question et vérifier:

. Sa pertinence; si l’équipe n’y a pas déjà apporté de réponse; si elle peut susciter l’imagination et des idées nouvelles.

Préparation du déroulé

• Déterminer la durée

• Concevoir le déroulé de la réunion (enchaînement des séquences, objectifs, activités, durée et supports de travail)

• Faire réaliser des travaux préparatoires aux participantes?

• Convier les participantes dans l’esprit de la réunion en les prévenant de ce qu’on attend d'elles.

Préparation logistique et matérielle

• Lieu(x), configuration de “la salle” (réelle ou virtuelle): disposition des espaces de travail, possibilité de travail en sous-groupes? d’utilisation des murs? Y a-t-il un espace de convivialité?

• Technologie nécessaire? Projection? Accès à Internet?...

• Matériel d’animation: Post-it, gommettes, marqueurs, paperboard, tableau virtuel partagé…

• Boissons, café, fruits… pour les pauses.

Deuxième étape: démarrer la réunion

Commencer par une activité d’inclusion

• Créer l’ambiance pour qu’ensuite le groupe produise.

• Choisir l’activité en fonction de l’objectif visé:

. faire connaissance ou resserrer les liens? entrer dans le sujet de la réunion? jauger les participantes? s’échauffer? capitaliser sur les acquis?

Prévoir un plan B en cas de couacs technologiques (si la réunion est à distance).

Poser le cadre et les règles du jeu pour s’exprimer et s’écouter (première réunion)

Expliciter l’objectif

• Rappeler le contexte de la réunion

• Présenter l'objectif et le déroulement prévu, et obtenir le consensus du groupe pour l’atteindre:

. recueillir information, avis, feed-back, ressenti? partager une vision? produire un diagnostic, des idées, des solutions, un livrable, un plan d’action? résoudre un problème? décider? apprendre?

Troisième étape: animer la réunion

. Faire émerger et circuler les idées

. Faire travailler les participantes en sous-groupes pour des interactions en profondeur.

. Soutenir les sous-groupes dans leur production et la confrontation de leurs réflexions à celles des autres par paliers successifs (par exemple: en boule de neige), jusqu’à l’obtention de la production commune globale.

. Faire respecter la durée de chaque activité.

. Faire valider  l’avancement de la réunion par le groupe.

Stimuler la dynamique de groupe et les interactions

. Recadrer: “Je pense que nous voyons où tu veux en venir.”

. Refléter: “J’ai l’impression que le mot que Clément vient d’utiliser vous dérange?”.

. Valoriser: “Génial, j’ai l’impression que nous sommes dans une grande bienveillance”.

. Remercier: “Merci pour toutes vos contributions grâce auxquelles…”.

. Écouter attentivement

. Reformuler: “Si j’ai bien compris, tu proposes de…”

. Synthétiser: “Si je résume en trois mots, je dirais …. . Dites-moi si je me trompe?”

. Relancer: “Si on reprend cette idée de tout à l’heure et qu’on la transpose…”

. Approfondir: “ À partir de ce qu’on vient de se dire, si on approfondissait en explorant…?”

Poser des questions ouvertes

. d’observation, pour recueillir des faits, des informations: “Que s’est-il produit, comment avez-vous réagi?”

. de réflexion, pour recueillir des réactions, des questionnements, des ressentis: “Qu’est-ce que cela évoque pour vous?”

. d’interprétation, pour tirer des enseignements, poser des hypothèses, ouvrir des options: “Qu’est-ce que cela nous apprend  ?”

Quatrième étape: conclure la réunion

Répéter les choses qui ont été décidées ou discutées.

Dresser un plan clair pour les prochaines étapes par écrit (ceci permet de diviser la responsabilité entre les membres du groupe et d'aller de l'avant. La création d'un tableau qui indique qui s'est engagé à accomplir chaque tâche et quelles sont les échéances convenues pour les terminer (qui, quoi et d'ici quand). Discutez des critères qui indiquent qu'une tâche est terminée.

Proposer aux membres de la réunion d'évaluer la valeur de la réunion, si elle a répondu aux objectifs fixés.

Remercier les membres du groupe, les gardiennes du temps, de l'ambiance et toute personne qui a favorisé le bon déroulement de la réunion

Référence

Ce texte est un résumé à partir de “Cultiver une équipe” de Sophie Le Stum, Elizabeth Gauthier et Olivier Dutel, Edition Pearson 2020, pp. 129-139 (creative commons)