Avant la visioconférence :
Structurer la présentation au maximum. Le flou, dans le monde digital, est totalement démoralisant.
Préparer le « menu » de la présentation : combien de temps d’intro, de présentation, combien de pauses et quelle est la durée totale.
Au début de la visioconférence :
Commencer la réunion en repassant le menu en revue, oralement.
Limiter la réunion à 1h30 grand maximum (pauses incluses). Le temps de concentration digitale est beaucoup moins grand que dans une présentation en chair et en os.
Demander à tout le monde d’allumer sa caméra, en expliquant la raison : parler à des initiales, sans adresse précise, amène à ralentir le débit de parole et donc la présentation. Voir les images des participantes, c’est au moins parler à des gens, et donc vital pour cet exercice.
Commencez par exemple avec une Météo.
Durant la visioconférence :
Veiller à faire des pauses de 2 à 3 minutes, avec invitation à faire du thé ou du café, par exemple.
Proposer de faire des interruptions physiques en demandant aux participantes de se mettre debout sur leur chaise, ou leur faire faire des étirements ou des auto-massages guidés 2 à 3 minutes (à préparer à l’avance pour avoir une série de gestes cohérents et constructifs). Si ces interruptions sont prévues, les annoncer dans le menu.
Si la réunion est longue et qu’elle nécessite une bonne ambiance de groupe, ou d’apprendre à se connaître, voir le jeu Petit bac en visio
À la fin de la visioconférence :
Créer un sas de transit à la fin de la présentation en laissant le tchat de la plateforme allumé, sans nécessairement y participer. L’espace social après une conférence est ainsi maintenu, le temps de la clope ou du café devant le bâtiment est autrement nécessaire dans l’espace digital.